«Галактика ИТ» внедрила СЭД на базе Directum в «Мэлон фэшн груп»

«Мэлон фэшн груп», управляющая брендами Befree, Zarina и Love Republic использует для оптимизации внутренних процессов ECM-систему Directum. С ее помощью сотрудники ведут внутренний документооборот и договорную работу с контрагентами, оценивают эффективность торговых площадок, а также управляют проектной деятельностью компании. Руководство «Мэлон фэшн груп» осталось довольно результатами внедрения и уже строит планы по дальнейшему развитию системы. В 2015 г. компания заключила более 1 тыс. договоров аренды в бумажном виде. После изменения курса валют руководство решило оптимизировать затраты на аренду и вывести процессы взаимодействия с контрагентами на новый уровень. Кроме того, требовалась автоматизация внутренних процедур согласования. Решить эти задачи «Мэлон фэшн груп» планировала на базе системы электронного документооборота (СЭД). В качестве платформы для СЭД компания выбрала ECM-систему Directum, в пользу которой сыграли: функциональные возможности; готовые механизмы интеграции с внешними информационными системами; открытость платформы для адаптации СЭД под внутренние процессы; возможность самостоятельного сопровождения системы. Внедрением системы занимался сертифицированный партнер Directum – «Галактика ИТ». На первом этапе в компании был автоматизирован процесс согласования договоров аренды. Участие в нем принимает наибольшее число сотрудников, и работают они с документами одновременно. При этом ECM-система была синхронизирована с установленной в компании «1С:Зарплата и управление персоналом». Для оценки эффективности торговых площадок были разработаны «арендные калькуляторы», заложенные в них алгоритмы учитывают оценку более 50 параметров (коммерческих, арендных, строительных, коммунальных и др.). Благодаря организации централизованного хранилища документов, документооборот и все процедуры согласований перешли в единую базу, также были систематизированы ключевые параметры договорных отношений. Впоследствии это позволило менеджерам по аренде и руководству компании оперировать более объективной структурированной информацией на переговорах с торговыми центрами. К работе в Directum приступили более 300 пользователей офисов «Мэлон фэшн груп» в Санкт-Петербурге и Москве — это линейные сотрудники, руководители подразделений и топ-менеджеры компании. В результате в единой системе ведется: договорная работа с контрагентами; выбор площадок для открытия магазинов и согласование смет на их строительство; управление служебными записками; формирование заявок на подбор персонала. На следующем этапе компания автоматизировала процессы выпуска банковских гарантий, ведения юридической переписки по вопросам закрытия магазинов, подготовки доверенностей, работы в рамках страховых случаев (организации и контроля юридического процесса, уведомления о результате), работы с пакетами документов — при работе с сетью торговых центров. Алексей Морозов, ИТ-директор «Мэлон фэшн груп», сказал: «Внедрение Directum стало важным этапом в оптимизации бизнес-процессов компании. Новый инструмент не только упростил согласование договоров, но также позволил выстроить удобную систему взаимодействия с арендодателями и автоматизировать множество внутренних процедур. Мы дополнительно внедрили веб-портал и планируем запуск мобильных приложений для удобной работы в Directum вне офиса». На третьем этапе была оптимизирована проектная деятельность «Мэлон фэшн груп», для управления которой команда внедрения разработала отдельный модуль «Инвестиционные проекты». С его помощью создаются шаблоны типовых проектов и работ с назначением ответственных и исполнителей. Для каждого проекта можно сформировать диаграмму Ганта и пересчитать трудоемкость после завершения части работ. Помимо этого, в модуле настроены специальные чаты для обсуждения проекта и предусмотрено фиксирование ключевых точек. Интеграция с MS Outlook позволяет сохранять электронную переписку с контрагентами в карточке проекта. На платформе Directum в «Мэлон фэшн груп» была построена СЭД для автоматизации внутренних процессов, в которую добавлен ряд элементов ERP, сложных математических расчетов и некоторых доработок для удобства пользователей. Благодаря интеграции Directum с учетными системами и программой для межкорпоративного обмена электронными документами сотрудники «Мэлон фэшн груп» работают в едином цифровом поле без необходимости вручную переносить документы из одной системы в другую. Веб-портал решает задачу доступа к корпоративной информации удаленных сотрудников, также планируется использование мобильных приложений Directum. Как руководство, так и сотрудники компании остались довольны результатами внедрения: скорость согласований документов повысилась в разы; возросла исполнительская дисциплина сотрудников; все документы по процессам хранятся в едином электронном архиве; данные по контрагентам структурированы и находятся «под рукой», благодаря чему результаты переговоров с ними стали более успешными. Сегодня «Мэлон фэшн груп» строит планы по решению с помощью Directum других бизнес-задач и развитию уже подключенных процессов. Розничная сеть «Мэлон фэшн груп» насчитывает более 500 магазинов в 130 городах семи стран мира. Штаб-квартира сети расположена в Санкт-Петербурге. Компания реализует полный цикл деятельности модного бизнеса, начиная с моделирования, производства, логистики и заканчивая распределением, продажей, продвижением женской и мужской одежды и аксессуаров. Ссылка на источник